Finalizando el año recibí un correo electrónico inusual, era de un empleado de uno de mis clientes en Schein. Le había llamado la atención el hecho de que, en todas las reuniones de consultoría con ellos, parecía que siempre tenía claro el por qué, el para qué y el cómo del proyecto en ejecución. Así mismo le sorprendió que, aún fuera de todo pronóstico, lográramos entregar a tiempo; sin retrasos, un proyecto bastante complejo. Su empresa es grande, bastante grande. Es uno de los principales bancos del país y aunque tiene miles de proveedores como mi empresa, al parecer no es usual que ellos demuestren el mismo “rendimiento”. Me puse a pensar entonces en el tema, si en verdad se trataba de una fortaleza y al parecer, lo es.
Hay cientos, sino miles de libros, que tratan sobre productividad, enfoque, gestión de tareas, metodologías de trabajo, etc. Seguramente la mayoría son buenos (de lo contrario no estarían tan bien calificados); pero no vengo a hablar de ninguno de ellos. Les contaré cuál es mi método, el que sigo desde hace años y que funciona (al menos para mí) y para mis colaboradores en Schein.
Comenzaré por el diagrama:
Ahí está el proceso completo, puedes hacer clic derecho y guardar la imagen en tamaño completo. Se puede imprimir en dos hojas conexas y tratarlo como referencia. Es una mezcla de ideas de muchos autores; pero principalmente del primero de conoci: David Allen y su metodología GTD.
Etapas de mi metodología de trabajo
- Capturar
- Procesar
- Ordenar
- Revisar
- Afrontar
Capturar
El proceso comienza con la captura de acciones a realizar: Correos, Cartas, Mensajes, Peticiones, Solicitudes, Tareas Concretas, Proyectos, Ideas, etc. Todo debe poderse capturar en un único lugar, de fácil consulta. Nuestro cerebro es muy hábil procesando información; pero muy torpe reteniéndola. Yo utilizo Things, de Cultured Code, pues me parece estéticamente perfecta: bien sea dictando tareas desde el reloj, en el móvil, la tableta, la laptop o la computadora, siempre está la aplicación disponible, siempre hay una bandeja de entrada en la cual registrar la información. Prácticamente todos los gestores de tareas cubren esta etapa (y todas, en general); pero es importante que sea multidispositivo, ya que así no quedará ninguna por fuera del registro. Este proceso está todo el tiempo en marcha, desde que despierto, hasta que finalizo mis labores. Hay momentos en los que las ideas llegan justo antes de dormir o inmediatamente al despertar. De ahí la importancia de poderlas registrar a tiempo.
Procesar
Al registrar una tarea es importante hacer un procesamiento rápido para determinar si es accionable: es decir, si se puede realizar de una vez. Si lo es y no duro más de 2 minutos haciendo la tarea, procedo a realizarla de inmediato; si dura más, la registro en la lista de acciones próximas. Si no es una tarea accionable me cuestiono ahí mismo si es importante o no. Si no lo es, la descarto de inmediato; de lo contrario, la registro en el listado de acciones en espera. Este proceso también se adelanta conforme llegan nuevas ideas. Todo el tiempo. La idea es quedarnos con lo que importe y descartar lo irrelevante.
Ordenar
Al momento de registrar una tarea, hay que tener algún método de ordenamiento o clasificación, para evitar que todo se vuelva un caos. Yo utilizo uno de 3 ramas: Por proyecto, por fecha de vencimiento o por área. Clasifico las tareas “por proyecto” cuando están relacionadas a un objetivo concreto: una idea de negocio, un viaje de vacaciones, etc. Las clasifico por fecha de vencimiento cuando se trata de una tarea importante cuya terminación debe darse antes de esa fecha; y también las clasifico por área cuando es pertinente hacerlo: Hogar, Familiares, etc. Este ordenamiento puede hacerse de manera recurrente (programada) o puede hacerse en tiempo real, al registrar la tarea. En ambos casos dependerá de la situación específica cuál método usar. Si hay poco tiempo, la tarea se registra en la bandeja de entrada del aplicativo en uso “Inbox” y luego se determinará dónde ordenarla; pero si no estamos en apuros, es mejor ordenarla de una vez.
Revisar
La revisión se da como un proceso adicional Semanal y Mensual. Durante estas revisiones se realiza un procesamiento, ordenamiento y limpieza de tareas, con un respectivo ajuste de calendarios. Después de todo debemos reservar el tiempo para realizar las tareas en cuestión. Esas estimaciones es mejor que sean generosas para que “sobre” tiempo y no al contrario, dejando luego tareas sin terminar o trabajando a deshoras. Una revisión importante “macro” es la revisión mensual. Durante esta revisión se hace un barrido honesto de los proyectos a largo plazo, de las actividades desarrolladas en el último mes y de cómo estas contribuyen o perjudican nuestros proyectos. El objetivo es tener una autoevaluación para retomar el enfoque en caso de que sea necesario.
Afrontar
Este es el paso más sencillo (desde el punto de vista metodológico); pero sin lugar a duda el más importante, después de todo las tareas no se harán solas. Yo mezclo tres conceptos en esta parte: La gestión de tareas: revisando si son accionables y si son importantes; la gestión del tiempo: fragmentándolas en periodos de 25 minutos y usando la técnica de enfoque Pomodoro; y la técnica divide y vencerás, para cuando las tareas toman más tiempo y entonces deben fragmentarse. Esto hace que, durante una jornada de trabajo, se vayan obteniendo múltiples pequeñas victorias que, al final, harán de un día ordinario un día extremadamente productivo.
Ahora que lo pienso, luego de aterrizar todo lo que pasa por mi mente, en realidad sí tengo una metodología de trabajo clara y es el fruto de los años de experiencia: de pruebas y errores. Espero que alguien más encuentre valor en estas líneas y puede ser más productivo.
Hasta la próxima.
Dictum
A veces, lo que más trabajo cuesta no es hacer las cosas; sino comenzar. Cuando tengo esos momentos en los que no sé por dónde empezar (o no estoy motivado), me planteo las siguientes reflexiones:
- ¿Cuál es la razón principal para que esta tarea exista?
- ¿Cuál es el mejor resultado posible al hacer la tarea?
- ¿Qué significa hacer la tarea?
- ¿Qué se requiere adelantar para hacer la tarea?
- ¿Qué debo adelantar inmediatamente para avanzar con la tarea?
Esta reflexión, en realidad, es un ejercicio para la búsqueda de:
- Propósito
- Visión
- Ideas
- Estructura
- Próxima acción
El objetivo de la reflexión es poner en contexto el trabajo y motivar para comenzar.
