Cómo ser altamente productivo

Finalizando el año recibí un correo electrónico inusual, era de un empleado de uno de mis clientes en Schein. Le había llamado la atención el hecho de que, en todas las reuniones de consultoría con ellos, parecía que siempre tenía claro el por qué, el para qué y el cómo del proyecto en ejecución. Así mismo le sorprendió que, aún fuera de todo pronóstico, lográramos entregar a tiempo; sin retrasos, un proyecto bastante complejo. Su empresa es grande, bastante grande. Es uno de los principales bancos del país y aunque tiene miles de proveedores como mi empresa, al parecer no es usual que ellos demuestren el mismo “rendimiento”. Me puse a pensar entonces en el tema, si en verdad se trataba de una fortaleza y al parecer, lo es.

Hay cientos, sino miles de libros, que tratan sobre productividad, enfoque, gestión de tareas, metodologías de trabajo, etc. Seguramente la mayoría son buenos (de lo contrario no estarían tan bien calificados); pero no vengo a hablar de ninguno de ellos. Les contaré cuál es mi método, el que sigo desde hace años y que funciona (al menos para mí) y para mis colaboradores en Schein.

Comenzaré por el diagrama:

Ahí está el proceso completo, puedes hacer clic derecho y guardar la imagen en tamaño completo. Se puede imprimir en dos hojas conexas y tratarlo como referencia. Es una mezcla de ideas de muchos autores; pero principalmente del primero de conoci: David Allen y su metodología GTD.

Etapas de mi metodología de trabajo

  • Capturar
  • Procesar
  • Ordenar
  • Revisar
  • Afrontar

Capturar

El proceso comienza con la captura de acciones a realizar: Correos, Cartas, Mensajes, Peticiones, Solicitudes, Tareas Concretas, Proyectos, Ideas, etc. Todo debe poderse capturar en un único lugar, de fácil consulta. Nuestro cerebro es muy hábil procesando información; pero muy torpe reteniéndola. Yo utilizo Things, de Cultured Code, pues me parece estéticamente perfecta: bien sea dictando tareas desde el reloj, en el móvil, la tableta, la laptop o la computadora, siempre está la aplicación disponible, siempre hay una bandeja de entrada en la cual registrar la información. Prácticamente todos los gestores de tareas cubren esta etapa (y todas, en general); pero es importante que sea multidispositivo, ya que así no quedará ninguna por fuera del registro. Este proceso está todo el tiempo en marcha, desde que despierto, hasta que finalizo mis labores. Hay momentos en los que las ideas llegan justo antes de dormir o inmediatamente al despertar. De ahí la importancia de poderlas registrar a tiempo.

Procesar

Al registrar una tarea es importante hacer un procesamiento rápido para determinar si es accionable: es decir, si se puede realizar de una vez. Si lo es y no duro más de 2 minutos haciendo la tarea, procedo a realizarla de inmediato; si dura más, la registro en la lista de acciones próximas. Si no es una tarea accionable me cuestiono ahí mismo si es importante o no. Si no lo es, la descarto de inmediato; de lo contrario, la registro en el listado de acciones en espera. Este proceso también se adelanta conforme llegan nuevas ideas. Todo el tiempo. La idea es quedarnos con lo que importe y descartar lo irrelevante.

Ordenar

Al momento de registrar una tarea, hay que tener algún método de ordenamiento o clasificación, para evitar que todo se vuelva un caos. Yo utilizo uno de 3 ramas: Por proyecto, por fecha de vencimiento o por área. Clasifico las tareas “por proyecto” cuando están relacionadas a un objetivo concreto: una idea de negocio, un viaje de vacaciones, etc. Las clasifico por fecha de vencimiento cuando se trata de una tarea importante cuya terminación debe darse antes de esa fecha; y también las clasifico por área cuando es pertinente hacerlo: Hogar, Familiares, etc. Este ordenamiento puede hacerse de manera recurrente (programada) o puede hacerse en tiempo real, al registrar la tarea. En ambos casos dependerá de la situación específica cuál método usar. Si hay poco tiempo, la tarea se registra en la bandeja de entrada del aplicativo en uso “Inbox” y luego se determinará dónde ordenarla; pero si no estamos en apuros, es mejor ordenarla de una vez.

Revisar

La revisión se da como un proceso adicional Semanal y Mensual. Durante estas revisiones se realiza un procesamiento, ordenamiento y limpieza de tareas, con un respectivo ajuste de calendarios. Después de todo debemos reservar el tiempo para realizar las tareas en cuestión. Esas estimaciones es mejor que sean generosas para que “sobre” tiempo y no al contrario, dejando luego tareas sin terminar o trabajando a deshoras. Una revisión importante “macro” es la revisión mensual. Durante esta revisión se hace un barrido honesto de los proyectos a largo plazo, de las actividades desarrolladas en el último mes y de cómo estas contribuyen o perjudican nuestros proyectos. El objetivo es tener una autoevaluación para retomar el enfoque en caso de que sea necesario.

Afrontar

Este es el paso más sencillo (desde el punto de vista metodológico); pero sin lugar a duda el más importante, después de todo las tareas no se harán solas. Yo mezclo tres conceptos en esta parte: La gestión de tareas: revisando si son accionables y si son importantes; la gestión del tiempo: fragmentándolas en periodos de 25 minutos y usando la técnica de enfoque Pomodoro; y la técnica divide y vencerás, para cuando las tareas toman más tiempo y entonces deben fragmentarse. Esto hace que, durante una jornada de trabajo, se vayan obteniendo múltiples pequeñas victorias que, al final, harán de un día ordinario un día extremadamente productivo.

Ahora que lo pienso, luego de aterrizar todo lo que pasa por mi mente, en realidad sí tengo una metodología de trabajo clara y es el fruto de los años de experiencia: de pruebas y errores. Espero que alguien más encuentre valor en estas líneas y puede ser más productivo.

Hasta la próxima.

Dictum

A veces, lo que más trabajo cuesta no es hacer las cosas; sino comenzar. Cuando tengo esos momentos en los que no sé por dónde empezar (o no estoy motivado), me planteo las siguientes reflexiones:

  1. ¿Cuál es la razón principal para que esta tarea exista?
  2. ¿Cuál es el mejor resultado posible al hacer la tarea?
  3. ¿Qué significa hacer la tarea?
  4. ¿Qué se requiere adelantar para hacer la tarea?
  5. ¿Qué debo adelantar inmediatamente para avanzar con la tarea?

Esta reflexión, en realidad, es un ejercicio para la búsqueda de:

  1. Propósito
  2. Visión
  3. Ideas
  4. Estructura
  5. Próxima acción

El objetivo de la reflexión es poner en contexto el trabajo y motivar para comenzar.

La infame “próxima versión”

Apple ha anunciado la puesta en venta de su nueva línea de equipos de entrada con procesadores M1 (Una mezcla de talentos de ARM y de Apple). En el one more thing en el que los presentó, Apple utilizó frases tan comerciales como poco específicas: 6 veces más rápido, 10 veces más eficientes energéticamente, etc… Frases que muchos analistas tomaron como meramente especulativas, una suerte de “lo mismo de siempre: el producto de un gran equipo de mercadeo”. Esta vez, sin embargo, los analistas estaban equivocados. Los equipos han comenzado a llegar a sus primeros usuarios, a esos early adopters quienes, gratamente sorprendidos, han llenado las redes sociales con cuanta revisión y análisis es posible. Todo eso está muy bien. En lo personal creo que la devoción al diseño que manifiesta Apple en todo lo que hace está muy; pero muy por delante de todas las compañías tecnológicas, es el punto de guía para todos quienes nos dedicamos a la construcción de software. Como reza uno de los principios de Dieter Rams: “Menos; pero mejor”. Al final de cuentas, es el usuario quien se favorece y es el usuario quien, agradecido, corresponde con lealtad a la marca y al producto.

Ahora bien, sorprendidos en su yerro, los analistas han volteado nuevamente la rueda con nuevas críticas: “Es una primera versión”, “Estos nuevos equipos, aunque sorprendentes, son una versión experimental”, etc… Me permito disentir de todos ellos. Esta versión M1 es la mejor versión pues es la versión actual, disponible en el mercado. No se compran los equipos porque no venga nada mejor por delante, eso es —por lo menos— ingenuo. La tecnología avanza a un ritmo sin precedentes. Cada año saldrá un nuevo “mejor que…”, cada año habrá un “más rápido que…”, por lo que no debe ser ese el derrotero. Se escogen los equipos cuando se necesitan, y se les da uso.

¿Tienes una idea y necesitas una laptop, de buen rendimiento y bajo consumo? ¡Adelante! Está a la venta, en dos sabores. Ese libro que planeas escribir, ese trabajo que pretendes optimizar, esos videos que quieres publicar, esas fotos que necesitas editar, nada de eso es menos importante que “la próxima versión”, ¡por el contrario!

Las computadoras son herramientas. ¿Tienes una necesidad, idea, o trabajo por hacer? Consigue la mejor herramienta que puedas, con tu presupuesto y hazlo. La infame próxima versión siempre estará “a la vuelta de la esquina” y de seguro “siempre será más X o más Y”; pero no olvides algo: “Hubo un no fue, bajo un quizás”.

El valor de hacer

A principios de este año me mudé a mi actual residencia. Un departamento que, como todo departamento nuevo, es lo más impersonal que puede haber. Por toda la situación del COVID decidí dilatar la personalización de este: el famoso interiorismo. Algunas personas contratan diseñadores que les apoyen, al ser esa mi pasión, no iba a permitir que alguien más me dijera cómo disponer de los espacios. Realmente creí que sería fácil; ciertamente, estaba equivocado.

¡Cuánta similitud hay entre una obra civil y la ingeniería de software! Después de todo, es la misma disciplina: la ingeniería. Proyectos, diseños, planos, ejecución, pruebas y entrega. Una secuencia no exenta de errores humanos y contrariedades impredecibles.

Terminé el diseño de mi estudio, de la reforma de este. Sí, debí hacerlo cuando el departamento estaba sobre planos -dirán-; pero quería sentir el espacio antes de intervenirlo. Esa intervención incluyó afectar 3 paredes, una ventana, la creación de 2 muebles y la consecución de algunos recursos: madera y mármol. Algo normal -creí-. Diseñé el nuevo espacio final y entonces, consciente de la diferencia entre planear y ejecutar, procedí a buscar el “ejecutor” adecuado. Conseguí propuestas de 3 contratistas. Una por X monto, otra por más o menos el doble de ese valor y otra por 2.8 veces el valor de la primera. Sobre todas las propuestas recaía el peso del desarrollo y la revisión de este en el contratista, no en mí, el usuario final. Ninguna de ellas me inspiró confianza. Ni sus valores me parecieron razonables, curiosamente no por altos, sino por lo contrario: cómo va una persona a supervisar de manera consciente, decidida y permanente una obra, con una ganancia tan marginal. No tenía sentido entonces, ni lo tiene ahora.

Decidí entonces lanzarme a la tarea de dirigir, por primera vez, la obra en cuestión. Un contacto me consiguió el personal y comencé a ejecutar los diseños uno por uno, hasta implementarlos. Supervisando, consiguiendo el material, revisando precios, calidades y tiempos de entrega. Fue un tiempo largo. Aunque dimensioné X tiempo, resultó siendo casi el doble (y eso que no se perdió tiempo, ni hubo retrasos previsibles), la mayoría fueron problemas de clima. No obstante, hubo retrasos, devoluciones, ajustes e imprevistos. Al final, terminé la obra: mi estudio soñado, justo como lo quería; pero estoy convencido de que no habría resultado igual, de haberlo dirigido otro. Ni siquiera parecido. ¿Probablemente mejor? ¡Por supuesto! Pero no habría sido mío.

Analizo todo esto pues hoy me contactó un cliente nuevo. Quiere diseñar una experiencia digital para el acceso de unos usuarios a sus servicios. Me dice que ya tiene “resuelta” la idea y su ejecución, que sólo necesita el desarrollo de esta. Pienso entonces cuán equivocado está, aunque no lo sabe aún. Sólo a medida que se vaya dando forma a sus requerimientos y se vayan teniendo vistas, micro interacciones e interfaces, se podrá saber si el cliente lo tiene resuelto, o no. Si sólo es desarrollar software o hace falta pensar.

En mi experiencia, en estos 20 años en el negocio: siempre hace falta pensar, después diseñar y después, sólo después: construir.

Bienvenido

Hace mucho que no escribo, o al menos hace mucho que no lo hago de manera pública. Creo que la última vez que tuve un blog fue en el año 2006. Ciertamente mucho ha cambiado desde entonces.

¿Por qué volver a escribir?

Básicamente, porque siento que tengo muchas cosas que decir y me encanta escribir. ¡Qué mejor forma de decirlas, que haciendo algo que uno disfruta!

¿De qué hablaré acá?

Éste es un blog de opinión. Escribiré sobre los temas que me apasionan, sobre la vida diaria, sobre lo que viene y va… será una mezcla de muchos temas, no creo que vayan a tener un único hilo conductor, más que el escritor en sí mismo.

De vez en cuando me gusta escribir pequeñas historias, esas las publico en Medium.

Gracias por venir, espero que encuentres algo interesante. Si quieres hablar, déjame un comentario.